آیا در شرکتی کار می کنید که جلسات مکرر دارد؟ آیا تا به حال به این موضوع فکر کرده اید که قرار است در این جلسات چه کاری باید انجام داد و چه رفتاری مناسب این جلسات محسوب می شود؟ آیا از حضور در جلسات می ترسید چون از این هراس دارید مبادا مرتکب خطایی شوید که موقعیت یا فرصت های پیشرفت شما را به خطر بیندازد؟

به طور معمول، مدیران، رهبران تیم ها یا مدیران اجرایی شرکت ها حق این را دارند که در صورت نیاز جلسات کاری برگزار کنند. چه این جلسات به شکل منظم و برنامه ریزی شده باشند و چه با هدف خاصی ترتیب داده شوند، همه افراد حاضر باید از قواعد اتیکتیِ مناسب جلسات پیروی نمایند.

به عنوان رهبر جلسه:

ضروریست که قبل از جلسه همه چیز مرتب و سازماندهی شده باشد تا وقت ارزشمند کسی رابه هدر ندهید. شما می خواهید جلسه مورد نظرتان تا آنجا که ممکن است به راحتی و طبق برنامه برگزار و اداره شود ولی در صورت امکان برای سوالات و بازخورد افراد حاضر زمانی را در نظر بگیرید. نکته کلیدی آن، این است که به همه افراد حاضر احترام خود را نشان دهید.

چند دستورالعمل های پیشنهادی:

• یک دستور جلسه مکتوب با توالی منطقی و زمان بندیهای واقع گرایانه داشته باشید. اگر وقت و منابع شما اجازه می دهد، کپی آن را برای همه افرادی که در جلسه قرار است شرکت کنند ارسال نمایید.
• برای شرکت کنندگان احتمالی دعوت نامه ای ارسال کنید که شامل اطلاعات و مشخصات کافی جلسه باشد، از جمله مکان، زمان شروع، آنچه که باید همراه خود بیاورند و زمان پایان جلسه.
• با یک سلام و احوالپرسی دوستانه جلسه را شروع کنید و به همه حضار بگویید که چه زمانی برای پرسیدن سوالاتشان مناسب است.
• روی تریبون یا جلوی اتاق [روی میز]، بطری یا لیوان آب داشته باشید و بین موضوعات یا زمانی که شخص دیگری صحبت می کند، جرعه ای بنوشید.
• نیازی نیست که سخنرانی خود را کلمه به کلمه بنویسید، اما حداقل باید تیترها یا نکات اصلی آن را در یادداشت هایتان داشته باشید. در غیر این صورت ممکن است باعث شود از این شاخه به آن شاخه بپرید و روند کلام خود را از دست بدهید. در نتیجه باعث اتلاف وقت شما شده و حاضران را در مورد نکته و هدف اصلی جلسه گیج می کند.
• حواستان به زبان بدن شرکت کنندگان در جلسه باشد. اگر می بینید که افراد علائمی از بی علاقه گی به بحث نشان می دهند، مکث کرده و خود را بررسی نمایید تا مطمئن شوید حرفهای تکراری نمی زنید یا زمان زیادی را صرف چیزی نمی کنید که به موضوع مربوط نیست.
• چند حکایت و داستان برای جلسه آماده داشته باشید تا فضای جلسه را جذاب نگه دارید. ولی از گفتن جوک های نامناسب که حتی نشانه ای از تبعیض جنسیتی، نژادپرستی یا هر چیز دیگریست که ممکن است باعث آزار و رنجش دیگران شود، پرهیز نمایید.
• هرگز ایده های دیگران را ندزدید و آنها را به نام خودتان نزنید. همیشه اعتبار ایده ها و کارهای موفق را به دیگران – کارکنان و اعضای تیم – بدهید.
• در حالی که کمی حرکت کردن در اتاق جلسه مشکلی ندارد، اما از حرکت رفت و برگشتی در جلوی اتاق خودداری کنید چون باعث می شود عصبی به نظر برسید.
• در طول زمان پرسش و پاسخ، قبل از پایان سوال فرد پرسشگر، ساکت بمانید. اگر سوال را متوجه نمی شوید، از او بخواهید آن را تکرار کند یا سوال خود را بیشتر توضیح دهد.
• اگر کسی به نظر عصبانی یا خصمانه می رسد، خونسردی خود را حفظ کنید و از او بخواهید بعداً در مورد این موضوع با هم بحث کنید.
• در صورت امکان جلسه را زود خاتمه دهید. بهتر است جلسه کوتاهتر باشد تا اینکه توجه حضار را از دست بدهد.

به عنوان شرکت کننده در جلسه:

هرکسی که به جلسه فراخوانده می شود باید در آن شرکت کند مگر اینکه شرایط به او اجازه ندهد. اگر از پیش، از جلسه مورد نظر اطلاع دارید، به احترام هر سرپرستی که در آن شرکت می کند، وقت کافی و حتی بیشتر، برای آراستگی خود اختصاص دهید و مناسب آن سطح کاری لباس بپوشید.

نکات مربوط به آداب جلسات:

• اگر از شما خواسته شد پیام تأیید حضور در جلسه ارسال کنید، این کار را به محض بررسی تقویم و برنامه خود، انجام دهید.
• به موقع حاضر شوید در صورت امکان چند دقیقه زودتر به محل برگزاری جلسه بروید.
• تلفن همراه خود را بررسی کنید و مطمئن شوید که در حالت بی صدا یا خاموش است. در طول جلسه هرگز نباید پیام کوتاه ارسال کنید، مگر اینکه رهبر جلسه از شما بخواهد برای شخص خاصی پیام ارسال نمایید.
  در صورت سرو نوشیدنی، یک نوشیدنی قابل قبول است. اما برای صرف میان وعده – بجز مواقعی که همه در حال خوردن میان وعده هستند- باید صبر کنید تا پایان جلسه بعد آن را میل نمایید.
• اگر جلسه مورد نظر یک جلسه ناهار است، غذای خود را سر میز بیاورید و آن را تا جایی که ممکن است بی سر و صدا و بدون جلب توجه کردن بخورید.
• با دیگر شرکت کنندگان گفتگو نکرده و با آنها یادداشت تبادل نکنید. این کار بسیار باعث پرت شدن حواس سخنران جلسه و بقیه حضار می شود و ممکن است این تصور را ایجاد کند که شما کار خود را به حد کافی جدی نمی گیرید که به بحث جاری در جلسه توجه نمایید.
• اگر شما را صدا زدند، تا آنجا که ممکن است صریح و واضح پاسخ دهید. وقتی جواب را نمی دانید، صادق باشید و عذرخواهی کنید. پاسخ ندادن بهتر از پاسخ اشتباهی است.
• پس از جلسه، از سخنران تشکر کنید.
• بیشتر از زمان لازم در اتاق جلسات درنگ نکنید. بیهوده با دیگران پلکیدن باعث می شود که شما بیکارو الاف به نظر برسید، و شما که نمی خواهید رئیس فکر کند شما از آن جلسه برای شانه خالی کردن از وظایف خود استفاده می نمایید!

جلسات در یک رستوران

بعضی اوقات تایم جلسه در زمان ناهار اعلام می شود و ممکن است آن را در یک رستوران برگزار کنند. حتی اگر رستوران مورد نظر از محل کار شما فاصله دارد، به یاد داشته باشید که هنوز در تایم و فضای کاری خود هستید.

نکات اضافی برای جلسات در رستوران:

• هیچ وقت آداب میز غذا را فراموش نکنید.
• با ظرافت، رفتار و آداب مناسب، اتفاقات ناخوشایند موقع غذا خوردن را مدیریت نمایید
• از قاشق و چنگال مناسب استفاده کنید. اگر شک دارید که کدام چنگال/ قاشق برای کدام غذاست، از شخصی که جلسه را رهبری می نماید الگو بگیرید.
• اگر در یک رستوران بوفه یا سلف سرویس هستید، از آداب و رفتار مناسب آن کمک بگیرید.
• برای خوردن فینگر فودها، از دستورالعمل های مناسب آن پیروی کنید.

منبع: thespruce.com