یکی از مخاطبین میس اتیکت از من پرسیده بودند:

وقتی در جلسه ای شرکت می کنیم کجا باید بنشینیم؟

شما هم هر موقع که وارد جلسه ای می شوید حس سردرگمی دارید که کجا بنشینید بهتر است؟

یا اینکه وقتی می خواهید خودتان جلسه ای را برگزار کنید آیا این سوال برایتان پیش آمده است که خودتان و سایرین روی کدام صندلی باید بنشینند؟

اگر چنین است با ما همراه باشید تا در این مقاله بتوانید با محل درست نشستن که دلیل روانشناسانه ای هم دارد آگاه شده و به پاسخ خود دست پیدا کنید. 

برگزاری و هدایت یک جلسه کاری همیشه کار ساده ای نیست.

بسته به اینکه با چه کسی جلسه دارید و هدف جلسه چیست فضای جلسه ممکن است عجیب و تنش دار باشد. و این میان اگر شما در جای اشتباه قرار بگیرید می تواند خود باعث ایجاد تنش بیشتر شود.

به عبارت دیگر جایی که شما می نشینید مهم است و آگاهی از جنبه روانی این موضوع می تواند علاوه بر اینکه جلوی اتفاقات عجیب و غریب در جلسه را می گیرد به شما کمک کند بهترین نتیجه را از جلسه خود داشته باشید.

بنابراین برای اینکه نسبت به این موضوع آگاهانه تر عمل کنید در ادامه نکاتی را در مورد چیدمان میز و صندلی که بر روی تعامل اجتماعی موثر هستند و می توانید از آنها به نفع خود بهره ببرید ذکر خواهیم نمود. پس با ما همراه باشید.

راهنمای کامل محل نشستن در جلسات کاری

صندلیهای میز کنفرانس استاندارد

تنظیمات:

یک میز کنفرانس استاندارد به شکل مستطیل یا شبیه آن است که یک یا دو صندلی مشخصا در دو انتهای آن قرار می گیرد.

بقیه صندلیها هم در دو طرف آن گذاشته می شوند و ممکن است صندلیهای دیگری هم پشت آنها کنار دیوار قرار داده شوند.

اتاق جلساتی که به این شکل تنظیم شده باشند برای جلسات بزرگی که افراد برای بحث و مذاکره برگزار می کنند مناسب هستند.

به این طریق نه تنها گروههای بزرگ فرصت خوبی برای مشارکت در بحث در اختیار خواهند داشت بلکه رعایت سلسله مراتب در چیدمان میز را هم تضمین خواهد نمود.

صندلیهایی که مهمترین جایگاه را دارند دو صندلی سر و انتهای میز هستند. «سر» میز یعنی همانجایی که رو به در ورودی اتاق قرار دارد. «ته/ انتها»ی میز جاییست که درست روبروی صندلی «سر» قرار دارد.

بخاطر شکل میز و ماهیت چینش صندلیها در اتاق،‌ انتظار می رود افرادی که بر روی این دو صندلی می نشینند قرار است بیشتر صحبت کنند و راحتتر از دیگران صدایشان شنیده خواهد شد.

جایگاه قدرت:

معمولا فردی که بیشترین قدرت اجتماعی را دارد سر میز می نشیند- این فرد معمولاً یک مدیر، سرپرست،‌مدیر اجرایی یا شبیه این می باشد.

این جایگاه دید کاملی از افرادی که به اتاق جلسه وارد و خارج می شوند داده و فردی که در این موقعیت قرار می گیرد، نسبت به اکثریت صندلیهای اتاق اشراف خواهد داشت.

این صندلی با ارزشترین جایگاه برای فردی است که می خواهد گفتگو را هدایت کند، نظر،‌اطلاعات و ایده خود را ارائه دهد یا به طور کلی کنترل موقعیت را در دست داشته باشد.

موقعیت مخالف:

درست روبروی جایگاه قدرت، صندلی مخالف قرار دارد. این صندلی دومین صندلی ارزشمند اتاق است،‌ و تنها ضعف آن این است که به در ورودی اشراف ندارد.

این صندلی مثل صندلی قدرت، به فرد اجازه دیده شدن، بیان راحت نظرات، ایده ها و اطلاعاتش را می دهد، و برای هر فردی که به صحبت زیاد در طول جلسه نیاز دارد با ارزش است.

چون در سمت مخالف صندلی قدرت قرار دارد،‌ این ذهنیت وجود دارد که این دو صندلی دو جانب «ما و آنهایی» داشته باشند، هرچند لزوماً چیز بدی هم نیست.

اگر فکر می کنید باید با چیزی که فرد جایگاه قدرت بیان می کند مخالفت کنید این صندلی می تواند انتخاب خوبی برای شما باشد.

به همین ترتیب، اگر این جلسه برای همکاری دو گروه باشد،‌ رهبر هر کدام از این دو گروه می توانند روی هر یک از این دو صندلی قرار بگیرند (مخصوصا اگر جایگاه یکسانی با هم داشته باشند).

هر وقت که به مشارکت قابل توجهی در یک جلسه نیاز دارید اما منطقاً هم نمی توانید در جایگاه قدرت بنشینید (یا اینکه قبلاً گرفته شده است) صندلی مقابلش را انتخاب نمایید.

صندلیهای مجاور:

صندلیهایی که درست سمت راست و چپ صندلیهای قدرت و مخالف آن قرار دارند هم تاثیر زیادی بر روی جلسه دارند. این صندلیها به عنوان «متحدان و دوستان» صندلی کنار خود در نظر گرفته می شوند.

به عبارت دیگر، اگر بحث و مشاجره ای بین صندلیهای قدرت و مخالف رخ دهد، ‌نشستن کنار یکی از آنها نشان می دهد که شما جانب کدام فرد یا بحث را دارید.

این صندلیها نیز مثل صندلیهای قدرت و مخالف،‌ تقریبا برای کل اتاق قابل رویت هستند،‌ یعنی اگر می خواهید نکاتی را بیان کنید و ریس شما یا فرد قدرتمند جلسه به حرفهای شما توجه کند اما قصد ندارید بحث را رهبری یا کنترل نمایید، ‌این صندلیها انتخاب خوبی هستند.

ضمن اینکه تحقیقات نشان داده اند که افراد ابتدا تمایل دارند به فرد سمت چپ خود گوش بدهند سپس به راست، پس اگر بخواهیم نسبت به این دو صندلی اولویت قائل شویم ابتدا صندلی چپ و سپس صندلی سمت راستی اولویت دارد.

ولی به طور کلی هر دو یک جایگاه را دارند.

صندلیهای خنثی:

صندلیهای خنثی صندلیهایی هستند که در دو طرف میز (ضلعهای بلندتر) و بین صندلیهای مجاور قرار گرفته اند.

این صندلیها برای افرادی که می خواهند در گفتگوها بدون مشارکت زیاد یا بدون اینکه همراهی و بیعتی را با هر یک از طرفین بحث نشان دهند،‌ حضور داشته باشند، بهترین گزینه هستند.

این صندلیها راهی هستند برای اینکه نشان دهید در جلسات حضور دارید و می توان روی شما حساب کرد ولی قرار نیست خیلی صحبت کنید.

صندلیهای کناری:

اگر کنار دیوارهای اتاق صندلی وجود داشته باشد،‌ به آنها صندلیهای کناری می گوییم.

بدلیل اینکه این صندلیها بقول معروف خیلی جلوی چشم نیستند و موقعیت آنها در ردیف عقب قرار دارد،‌ حس حضور در جلسه کمتری داشته و بیشتر شبیه صندلیهای تماشاچی و سالن اجتماعات می باشند.

به همین دلیل از افرادی که روی این صندلیها می نشینند انتظار زیادی بری صحبت یا مشارکت در بحث نمی رود.

اگر نمی خواهید در جلسه مشارکت داشته باشید، یا علرغم اینکه موضوعات بحث به شما مربوط نیست مجبورید شرکت کنید، ‌یا اگر وسط جلسه می خواهید آن را ترک کنید بدون اینکه حواس دیگران را پرت کنید،‌ صندلیهای کناری انتخاب عالی برای شما هستند.

بیزینس اتیکت

میز استاندارد، منهای صندلیهای قدرت

در رویدادی که یک میز با شکل استاندارد وجود دارد اما هیچ صندلی در سر و انتهای میز قرار داده نشده است،‌ موقعیت نشستن کمی تغییر می کند.

صندلی قدرت در این شکل می تواند صندلی میانی در هر یک از طرفین میز باشد،‌ طوریکه فرد دارای قدرت سمتی می نشیند که رو به در ورودی جلسه باشد و فرد مخالف درست روبروی او در سمت دیگر میز قرار خواهد گرفت.

صندلیهای مجاور هم همان صندلیهایی هستند که درست در سمت راست و چپ این دو نفر قرار دارند.

و در نهایت صندلیهای خنثی هم مابقی صندلیها هستند (یعنی بجز آن سه صندلی مرکزی در هر یک از طرفین) و صندلیهای کناری همانند چینش قبلی می باشند.

میز گرد یا مربع

برای میزهای گرد و مربع،‌ همه چیز به فرد دارای قدرت بستگی دارد. چون هیچ موقعیت واضح و مشخصی در مورد این میزها وجود ندارد،‌ چینش صندلیها زمانی تنظیم می شود که افراد سر میز می نشینند.

هرجا که فرد دارای قدرت نشست موقعیت قدرت محسوب می شود (هرچند می توانیم بگوییم تاثیرش در این شکل میزها کاهش یافته است). صندلی مخالف، صندلی روبروی اوست و صندلیهای مجاور درست در راست و چپ.

آنهایی که بین صندلیهای مجاور می نشینند هم صندلیهای خنثی هستند و صندلیهای کناری (در صورت وجود) به قوت خود باقی می باشند.

همانطور که قبلا ذکر شد،‌شکل این میزها جایگاه اجتماعی برابری را برای هر فردی که سر میز هست تسهیل می کند و مشارکت در بحث برای صندلیهای مجاور و خنثی آسانتر می شود.

شرایط خاص و منحصر به فرد

جلسات یک به یک:

هنگام برگزاری جلسات یک به یک،‌ صندلیهای قدرت ممکن است باعث ایجاد جو مخالف و نیز یک فاصله عجیب بین هر دو طرف، شوند. پس بهتر است به شریک جلسه خود نزدیکتر بنشینید.

با وجودیکه می توانید صندلیهای میانی میز را انتخاب کنید (انگار میز شما هیچ صندلی سر و تهی ندارد)،‌ بهتر است نزدیکتر از آن بنشینید.

بنابراین صندلیهای مجاور را انتخاب کنید یا حتی اگر می خواهید راحتتر روبروی او قرار بگیرید، در گوشه میز بنشینید تا بتوانید هم نزدیک باشید هم رو در روی هم. این موقعیت تعامل دوستانه تر و همکاری بیشتر را تسهیل خواهد نمود

جلسات کوچک:

روش مشابهی برای جلسات کوچک به کار برده می شود با این فرض که نزدیک بودن در این جلسات کلیدیست. هرجا ممکن بود روی صندلیهای گوشه قرار بگیرید.

طبیعیست که همه افراد نمی توانند آنجا بنشینند پس اگر مجبور شدید طرفی را انتخاب کنید، همان طرفی بنشینید که همراه با آنها و متحدشان هستید (مثل جلسات مشتری-فروش).

جلسات نهار:

جلسات نهار برای ایجاد رفاقت و دوستی و صمیمیت برگزار می شوند پس میزهای سنتی یا میزهایی که صندلیهای قدرت دارند برای این منظور توصیه نمی شوند. بدنبال میزهای گرد باشید چون حس برابری دارند و همه را در جایگاه یکسانی قرار می دهند.

اگر کسی هست که می خواهید به او جایگاه خاصی را بدهید،‌ صندلی را برایش انتخاب کنید که پشتش به دیوار باشد،‌ این کار به او حس راحتی بیشتری خواهد داد.

جلسات ارائه:

اغلب افراد در این نوع جلسات مشتری یا ارباب رجوع را جولی میز نزدیک پرده نمایش می نشانند، یا میانهٔ میزی که توسط سایر اعضای تیم احاطه شده است.

شاید این کار نشان از خونگرمی و احترام شما باشد اما این نوع نشستن (طوری که او را جلوی اتاق بنشانید یا درست وسط یک تیم بزرگ) او را به زحمت خواهد انداخت

چون برای مشارکت در مذاکره و گفتگو باید مثل یک مسابقه تنیس مدام سرش را به این طرف و آن طرف بچرخاند.

بنابراین قبل از جلسه مشخص کنید چه کسی کجا بنشیند. در اغلب موارد، کسی که باید ارائه دهد را در نزدیکترین جا به پرده نمایش قرار دهید و مشتری یا ارباب رجوع را در میانه یا عقب میز.

به این شکل در اکثر زمان جلسه به جلو نگاه می کند و مجبور نیست مرتب سرش را به این طرف و آن طرف بچرخاند،‌ در ضمن می تواند به راحتی با فرد ارائه دهنده و سایر اعضای تیم ارتباط چشمی برقرار نماید.

اگر ارائه به شکل مشترک و دو نفره صورت می گیرد افراد ارائه دهنده روبروی هم جلوی میز قرار می گیرند تا

تصاویر زیر می توانند برای درک بهتر محل نشستن در این نوع جلسات به شما کمک کنند.

انتخاب یک صندلی،‌ انتخاب یک میز:

موقع تصمیم گیری برای انتخاب میز یا صندلی، این موارد را در نظر داشته باشید که ارتباطی با موقعیت قدرت /مخالف ندارند:

۱- میز «سر» دار روند جلسه را روانتر می کند
۲- میزهای گرد حس برابری می دهند
۳- جایی که نزدیک بودن مهم است، در نزدیکترین حالت ممکن به افرادی که می خواهید صدایتان را بشنوند،‌ بنشینید.
۴- صندلیهای کناری به شما امکان همراهی کردن،‌ توی چشم نبودن و خروج راحتتر از جلسه را می دهند
۵- انتخاب صندلی به نقشی که شما می خواهید در جلسه بازی کنید، بستگی دارد

چند نکته تکمیلی:

  • در رستوران ، نمای رو به پنجره یا صندلی راحت تر به مهمانان ارائه می شود.
  • به عنوان میهمان ، شما همیشه باید منتظر باشید تا ابتدا میزبان شما بنشیند. حتی اگر لازم شد، چند دقیقه صبر کنید. اینکار برای نشان از احترام شما به میزبان و برای او ارزشمند است.
  • اگر امکان انتخاب صندلی مقابل یا صندلی گوشه میز در یک دفتر را دارید ، صندلی گوشه را انتخاب کنید تا سد ارتباطی شما کمتر شود. (البته با حفظ ملاحظاتی که برای شما و محیط کارتان وجود دارد)
  • اگر بین راحت ترین صندلی و صندلی که راحت نیست مانده اید که کدام را انتخاب کنید، جلوی وسوسه زیادی راحت و ریلکس بودن خود را بگیرید
  • نحوه نشستن شما نیز مهم است پس مراقب زبان بدن خود هم باشید
  • دو سوم جلوی صندلی خود بنشینید، که به طور خودکار شما را متمرکز و به سمت جلو سوق می دهد. چیزی شبیه یک “V نامرئی” بین شما و پشتی صندلی شکل می گیرد.
  • دستان خود را روی میز قرار دهید طوری که قابل رویت باشد. زبان بدنتان را در حالت درست حفظ کنید.

امیدوارم که این راهنما بتواند به شما در نحوه نشستن در جلسات کمک کننده باشد، چه زمانی که برگزار کننده هستید چه زمانی که قرار است در آن شرکت نموده و یا مهمان آن باشید.

منابع:

https://blog.davincimeetingrooms.com

https://www.richardwinters.com

https://www.seerinteractive.com

https://www.bostonherald.com

https://www.scienceofpeople.com

حرفه ای در ۲ دقیقه

دوست داری توی یک دوره رایگان شرکت کنی؟

کافیه فقط روی دکمه روبرو کلیک کنی

رایگان اما ارزشمند با بروز رسانی هفتگی

حرفه ای در ۲ دقیقه