ارتباطات شفاهی در محل کار

ارتباطات شفاهی در محل کار

بیش از سه چهارم از روز کاری ما صرف روابط شفاهی می شود، یا رو در رو یا پشت تلفن، پس توانایی استفاده از کلمات با مهارت در موقعیتهای مختلف، در دنیای کسب و کار ضروری است.

شاید شما درخشان باشید و ایده های شگفت انگیزی داشته باشید، اما اگر اشتباهات گرامری دارید، کلماتتان را می خورید، لحن غیر واقعی دارید یا صدای خشن یا غیر جذاب، در ترغیب دیگران برای پذیرفتن آن ایده ها یا خریدن محصولاتتان با مشکل روبرو خواهید شد. شاید حتی برای ارتقا و افزایش حقوق و مزایا شما را نادیده بگیرند.

تمام جنبه های زبانی مهم هستند. اگر در یک موقعیت مدیریتی هستید، سبک ارتباطی شما آهنگ و کیفیت ارتباطی شما را تعیین خواهد کرد. اگر با احترام با دیگران صحبت می کنید و خوش برخورد هستید، افراد خواهان کار کردن برای شما بوده و بیشتر کار و تلاش می کنند، در حالیکه اگر منفی و شاکی باشید یا ناله کنید، فرصت کار برای کارکنانتان در جایی دیگر خواهد بود.

به طور کلی، ما راحتتریم که با افراد رو در رو صحبت کنیم زیرا حالات چهره ما، حرکات و اشارات ما، و حتی وضعیت قرار گیری بدنمان، به ما کمک می کند به آنچه می خواهیم بگوییم ماهیت جسمانی بدهیم. اگر علاقه دارید نسبت به نشانه های غیر شفاهی خود -و اثری که بر دیگران می گذارد- مطلع شوید، می توانید از همکاران یا دوستان خود در مورد نحوه برقراری ارتباطتان سوال کنید یا حتی بهتر از آن، از گفتگوی خود با دیگران فیلم بگیرید.

آیا همچنان حرکات و اشارات شما محدود هستند؟ آیا تماس چشمی برقرار می کنید؟ وقتی به دیگران گوش می دهید چگونه به نظر می رسید؟ آیا حالت شما نشان دهنده علاقه مندیتان به گوش دادن هست؟ آیا بی قرارید؟ خیلی بدن خود را حرکت می دهید؟ با موهای خود بازی می کنید؟ با محتویات و کلیدهای داخل جیب خود بازی می کنید؟

از وقتی که کتاب زبان بدن توسط جولیوس فست در سال ۱۹۷۰ منتشر شد، افراد توانستند ارتباطات غیر کلامی دیگران را تفسیر کنند. اما مثل تمام کارهای غیر حرفه ای، رواشناس غیر حرفه ای نیز ممکن است در این مورد گمراه شود. گره زدن دستان در جلوی خود لزوماً گواه دفاعی بودن نیست؛ خم شدن به سمت جلو ممکن است نشان تهاجمی بودن نباشد؛ همه ما به این سر نخها تا حدی اعتماد داشته و استفاده می کنیم اما نه همه جا و همیشه.

به طور کلی فردی که از سر عادت اخم دارد این برداشت را منتقل می کند که حالت خشن یا ناخوشایندی دارد. فردی که به هنگام صحبت به طرف مقابل نگاه نمی کند یقیناً بی توجه به نظر می رسد. توجه داشته باشید که بدن شما چه ارتباطی برقرار می کند:

صاف  بایستید و روی صندلی به حالت خمیده ننشینید. محکم دست بدهید. لبخند بزنید. حالت خوشایندی داشته و همیشه به چشمان طرف نگاه کنید (اما زل نزنید). سرتان را پایین نیاندازید. (اما به هنگام خواندن نشانه های ارتباطی بدن دیگران، معذوریات مذهبی، اعتقادی و فرهنگی آنها را هم مد نظر قرار دهید.)

کلام شما

یک کلام خوب و انتخاب کلمات با دقت، راههای تأثیرگزاری برای انتقال پیام شما هستند. اما استفاده از کلماتی که معنای آنها را بدرستی نمی دانید یا کلماتی که فکر می کنید درست هستند، احتمالاً اثر معکوسی بر جای خواهد گذاشت هرچند ممکن است هیچگاه متوجه اثر آن نشوید.

اگر در مورد معنای کلمه ای (یا حتی تلفظ آن) شک دارید، از آن استفاده نکنید. از کلمات مطمئن و آشناتر استفاده نمایید. با این حال، مراقب استفاده بیش از حد از کلمات و الفاظی که از نظر معنایی بار خاصی ندارند مثل “جالبه”، “خوبه”، “عالیه”، “خیلی خوبه”، “خیلی بده”، “شگفت آوره” و …. باشید. اغلب ما تنبل هستیم و مکرراً از این الفاظ استفاده می کنیم. “نکته جالبی بود”، “گزارش جالبی بود”،”گفتگوی جالبی داشتیم”.

سعی کنید از عباراتی مثل “میدونی منظورم چیه؟” “مثل”، “میدونی؟” “میدونی چیه؟” “منظورم اینه که”، “روز خوبی داشته باشی” و “من عاشّقشم (کاری یا چیزی)” به طور مکرر استفاده نکنید. اصطلاحاتی مثل “با کلاسه” یا “محشره” بجای “برازنده ست”، “آلونک” بجای “خانه یا منزل”، “مایه” بجای “پول” در یک موقعیت حرفه ای قابل قبول و پسندیده نیستند.

و این تصور خام را از ذهن خود بیرون کنید که قسم خوردن بخاطر هر چیز و هر موقعیتی بر روی همکاران شما اثر بهتری خواهد گذاشت؛ اصلاً اینطور نیست. (زیاد قسم خوردن اثر معکوس دارد و بیشتر برداشت دروغگویی از شما به دیگران میدهد تا راستگویی).

برخی از نکات پایه در مورد مهارت ارتباط شفاهی در محل کار که باید به خاطر داشته باشید:

  • به آنچه می گویید عمل کنید-قولهای عمل نشده در کسب و کار غیر قابل بخشش هستند. اگر نماینده شرکتتان هستید، مطمئن باشید که شرکت از آنچه می گویید و قول می دهید حمایت می کند.
  • به طور کلی کم و بجا حرف زدن بهتر از زیاد حرف زدن است. شخصی که مرتب وراجی می کند یا در مکالمات متکلم وحده می شود نه تنها علایق مخاطب خود را از دست می دهد بلکه مانع از مشارکت وی در بحث و گفتگو می شود. مکالمه باید دو سویه باشد.
  • همانطور که زیاد حرف زدن در محیط کار و موقعیتهای کاری زیان آور است، سکوت کردن برای مجبور کردن فرد مقابل به گفتگو یا حس معذب بودن به او دادن نیز زیان آور محسوب می شود. هیچکدام از ما دوست نداریم با افرادی کار کنیم که حس بدی به ما می دهند.
  • از اینکه بگویید متوجه آنچه دیگران گفته اند نشده اید نترسید (و خجالت نکشید). گفتن اینکه متوجه نکته مورد نظر نشده اید بهتر از این است که وانمود کنید متوجه شده و از خود یک کودن بسازید.
  •  از پیشگویی کردن پرهیز کنید. پیش بینی های شما ممکن است به حقیقت نپیوندند و دود آنها به چشم خودتان برود.
  • البته سکوتهای عجیب و غریب گه گاه ناگزیر هستند. در یک موقعیت کاری شکستن سکوت کار سختی نیست: به راحتی می توانید بگویید “تنها بیست دقیقه دیگر باقی مانده و ما باید به موضوع بعدی بپردازیم” یا اگر این سکوت در نتیجه یک بن بست رخ داده است، این عبارت را امتحان کنید “نمی دانم این مسئله را چگونه می شود حل کرد، اما فکر می کنید بتوانیم زمانی دیگر به آن بپردازیم؟”

برگرفته از کتاب اتیکت از اِیمی وندربیلت

توسط |۱۳۹۸-۵-۱۰ ۱۲:۴۴:۳۷ +۰۴:۳۰اسفند ۶ام, ۱۳۹۶|اتیکت کسب و کار, حفظ و نگهداری از تصویر حرفه ای|۳ دیدگاه

درباره نویسنده:

مدرس دانشگاه و مدرس اتیکت و آداب معاشرت (در حال حاضر اتیکت کسب و کار)* هدف از هر کسب و کاری ایجاد روابط مثبت و مؤثر با دیگران است و ما قصد داریم با آموزش قواعد و اصول اتیکتی به افراد کمک کنیم تا راحتتر و مؤثرتر با دیگران (مثل مشتری، همکار، مدیر و رؤسای خود) ارتباط برقرار کرده و سریعتر به موفقیت دست یابند.

۳ دیدگاه

  1. S D ۱۳۹۷-۰۱-۰۹ در ۱۷:۳۵ پاسخ

    امیدوارم بتوانیم موارد مذکور را به کار ببندیم

  2. علی روزبهانی ۱۳۹۸-۰۲-۰۱ در ۲۲:۴۵ پاسخ

    باسلام سایت شما خیلی عالی و فوق العاده است تبریک و آرزوی موفقیت برای شما دوست گرامی

    • سیما دشمن فنا ۱۳۹۸-۰۲-۰۲ در ۰۵:۲۶ پاسخ

      سلام و سپاس از حضور و همراهی ارزشمند شما جناب روزبهانی گرامی
      از نظر بسیار ارزشمند و محبت آمیز شما بسیار سپاسگزارم
      خدا رو شکر می کنم و امیدوارم روز بروز بهتر از سابق بشه تا بتونیم در راستای هدف قدم برداریم

دیدگاه خود را بنویسید