پنج نباید برای هر نوع تلفن

صحبت کردن تلفنی با یک فرد هنوز هم یک راه مهم برقراری ارتباط در کسب و کار است: شما می توانید بازخورد یا تصدیق فوری (از مخاطب) دریافت کنید، می توانید فرایند رفت و برگشت چندین باره پیام و ایمیل را حذف کنید و می توانید از لحن و آوا و صدای خود برای بهبود و درک بهتر پیام خود استفاده نمایید. این نوع تماس همچنین امکان بحثهای عمیق را برای دو طرف بیشتر فراهم می نماید. گرچه کارمند سابق شبکه اجتماعی من معمولاً با ایمیل و پیام با من در تماس است اما زمانی که به بحث در مورد موضوع مهمی مثل انتقال شغلی او نیاز باشد، تماس خواهد گرفت.

با این حال، بی ادبی و توهین و آزرده خاطر ساختن دیگران به هنگام تماس تلفنی، ممکن است به راحتی رخ دهد مثل هر وسیله ارتباطی الکترونیک دیگری. در اینجا پنج پیشنهاد برای استفاده از تلفن در کسب و کار، ثابت یا هوشمند، برای شما ذکر خواهیم نمود:

۱- سلام کنید و زمانی که به تماسی پاسخ می دهید خود را معرفی کنید.

“سلام” یا “صبح بخیر” بگویید و نام کامل خود را بیان نمایید. (گفتن نام کامل بهتر از نام کوچک است). استفاده از تنها نام خانوادگی ممکن است درشت و تند به نظر برسد (البته در ایران گفتن نام کوچک پشت تلفن مرسوم نیست). خود را چنین معرفی کنید: “علی رضایی یا رضایی هستم” . و زمانی که با کسی تماس می گیرید خود را معرفی کنید. مثل :”صبح شما بخیر / وقت شما بخیر. صادقی هستم. خانم / آقای …. تشریف دارن؟”

۲- وقتی با فردی جلسه دارید به تلفن پاسخ ندهید.

اگر به تماس خود پاسخ دهید، با این کار به طرف مقابلی که با او جلسه دارید نشان می دهید که آن تماس مهمتر از اوست. و گاهی اوقات حتی نمی دانید که چه کسی تماس گرفته است. اگر واقعاً مجبور هستید همان لحظه به آن پاسخ دهید- به طور مثال وقتی که رئیستان از خارج از کشور تماس گرفته است- باید پیش از شروع جلسه طرف مقابل را در جریان بگذارید که منتظر یک تماس بسیار مهم هستید. اگر فراموش کردید قبل از جلسه به او اطلاع دهید می توانید به او بگویید: ” مجبورم پاسخ بدم” و سپس قبل از پاسخ دادن به تماس دریافتی، توضیح کوتاهی به طرف مقابل ارائه دهید.

یک پیشنهاد

اگر به هنگام ملاقات یا جلسه، طرف مقابل به تماسی پاسخ داد، بجای نشستن و معذب شدن، می توانید با اشاره به او بگویید که چند لحظه بیرون می روید و سپس اتاق را ترک کنید.

۳- یک پیام حرفه ای صوتی برای صندوق صوتی گوشی یا منشی تلفنی خود داشته باشید.

به طور مثال:”سلام، شما با مریم تماس گرفتین؛ پیام خودتون رو بزارین” پیام خوبی نیست. اجازه دهید دیگران بدانند با چه کسی تماس گرفته اند، نام کامل خود را بیان کنید و بگویید که با آنها تماس خواهید گرفت. اگر به طور منظم پیام خود را به روز رسانی می کنید، مطمئن شوید پیامی که می خواهید و مناسب است را قرار داده اید. سعی کنید به هنگام ضبط پیام صداها و نویزهای مزاحم در پس زمینه صدایتان وجود نداشته باشد.

۴- اگر شماره اشتباهی را شماره گیری کرده اید عذرخواهی کنید.

عبارت ساده ای مثل “متأسفم، اشتباه شماره گرفتم” تنها چیزی است که در اینطور مواقع لازم و کافی است. تکنولوژی به افراد امکان شناسایی شماره تماس گیرنده را داده است و شما که نمی خواهید آن فرد با شما مجدداً تماس گرفته و بگوید:”چرا تماس گرفتین و قطع کردین؟” یا “چرا مزاحم شدین؟”

۵- زمانی که گوشی خود را روی بلندگو می گذارید مراقب باشید که مزاحم دیگران نشوید.

وقتی گوشی خود را روی بلندگو می گذارید، دیگران به راحتی مکالمه شما را می شنوند. آیا می خواهید جزئیات مکالمه خود را همه بشنوند؟ اگر مجبورید از حالت بلندگو استفاده کنید تا دیگران هم در آن مکالمه شریک شوند، حتماً سریعاً فرد یا افراد آنسوی خط را در جریان بگذارید که چه کسانی در اتاق با شما هستند و مکالمه را می شنوند. داستانهای وحشتناک فراوانی وجود دارد در مورد مکالماتی که روی بلندگو پخش شد در حالیکه فرد آنسوی خط مطلع نبود و سپس در مورد افرادی که در آن اتاق حضور داشتند بدگویی کرد و …. .

منبع: ملزومات اتیکت کسب و کار-باربارا پچر