در دو مقاله پیشین به موضوع سوالات دوست نداشتنی، نحوه پاسخ دهی و استراتژی های آن و نحوه کنترل آن موقعیت پرداختیم اما گاهی این سوالات را در ایمیلهای کاری خود دریافت می کنیم و میزان ناراحتی از آن ممکن است شدیدتر باشید چون عنصر حالت چهره و لحن صدا از آن حذف می شود و ما فقط با کلمات مواجه هستیم. پس کنترل کردن این موقعیت قدری دشوارتر بوده و نیاز به توجه بیشتری دارد.

در این مواقع چه کاری باید انجام دهیم؟ هنگامی که با ایمیلهایی حاوی این نوع سوالات مواجه می شویم که به نظر خیلی گستاخانه می رسند باید چگونه برخورد نماییم؟

وقتی یک ایمیل به شدت گستاخانه در محیط کار دریافت می کنید لطفاً از این مراحل پیروی کنید:

  • قدری تامل لطفاً: 

جوابی که دلتان می خواهد را بنویسید اما قبل از زدن دکمه ارسال قدری تامل کرده و آن را در حالت معلق و درفت نگه دارید. بعد از یک روز یا بیشتر مجدد به آن نگاهی بیاندازید. شاید اولین واکنش شما به گستاخی طرف چیزی باشد که بعدا از خواند و دیدنش پشیمان بشوید.

سوالات دوست نداشتنی

  • شروع با تشکر:

با «متشکرم» شروع کنید. حتی اگر فرد ارسال کننده از خط قرمزها عبور کرده، ابتدا از او به خاطر تماس با شما و بازخورد دادن تشکر کنید. این کار دو فایده دارد: اول اینکه تنش ایجاد شده را برای خود و فرد مقابل کاهش می دهید. و دوم اینکه اگر آن فرد پیام شما را به دیگران فوروارد کند با این کار از حسن شهرت خود محافظت می نمایید.

  • تماس تلفنی:

داوطلبانه تلفن را برداشته و با او تماس بگیرید. اگر موضوع مطرح شده در متن ایمیل بیشتر جنبه شخصی دارد بهتر است به او تلفن بزنید تا گفتگوی موثرتری با یکدیگر داشته باشید. هم لحن گفتگوی او را بهتر درک می کنید هم می توانید با صحبت بیشتر و آرامتر از میزان تنش ایجاد شده بکاهید.

نحوه کنترل سوالات دوست نداشتنی

  • هشدار:

وقتی فردی از همه خطوط قرمزها عبور کرده است- مثل لقب دادن به شما، متهم کردن به چیزهای دروغین و غیره- به او هشدار دهید که رفتار نامناسبی در پیش گرفته است. به او محترمانه بگویید که از این پس شان خود را حفظ کرده و با لحن و رفتار حرفه ای با شما برخورد نماید. و اگر این روند ادامه پیدا کرد می توانید به مافوق خود گزارش دهید تا بررسی نموده و اقدامات لازم را انجام دهد.

لطفا اگر تجربه مشابهی در این زمینه داشتید همینجا با ما در میان گذاشته و بنویسید چگونه توانستید آن موقعیت را کنترل نمایید.

سپاسگزارم