مدیریت و رفع حواس پرتی های موجود در محیط کار

خانه/اتیکت کسب و کار, از کارشناس اتیکت بپرس/مدیریت و رفع حواس پرتی های موجود در محیط کار

مدیریت و رفع حواس پرتی های موجود در محیط کار

تصور کنید که چقدر بهره وری و بازده کاری ما بیشتر می شد اگر بسیاری از حواس پرتیهای اطرافمان در محیط کار وجود نداشت. با وجودیکه نمی توانیم تمام چیزهایی که در طول روز حواسمان را پرت می کنند، حذف کنیم، اما می توانیم تعداد قابل توجهی از آنها را مدیریت نماییم.

در ادامه به برخی از روشهایی که به تمرکز شما در محیط کار و پشت میزتان کمک می کنند اشاره خواهیم کرد:

  • برنامه ایمیل رسان خود را ببندید.

    هیچ چیزی سریعتر از صدای دینگ رسیدن یک ایمیل جدید یا دیدن پنجره اطلاع رسانی آن بر روی صفحه، حواس شما را پرت نمی کند. مهم نیست که آن پیام چقدر ناچیز و بی ارزش است، فقط اطلاع از رسیدن یک ایمیل جدید توجه شما را به خود جلب خواهد کرد.
    اغلب اوقات، نیازی به پاسخ فوری شما نیست. پس برنامه ای بریزید تا هر ساعت یکبار به ایمیل خود سر زده و به مواردی که نیاز هست پاسخ دهید (اگر غیر ممکن به نظر می رسد، با ۳۰ دقیقه یکبار شروع کنید تا به یکساعت برسید).

  • ساده سازی کنید.

    بسیاری از گجت ها، اپلیکیشنها و ابزارهایی که برای آسانتر کردن انجام کار ساخته شده اند اغلب به برهم خوردن تمرکز کمک می کنند. به طور مثال، کار کردن با دو مانیتور می تواند موقعیتهای بیشتری برای دور شدن ما از فضای کارمان، خلق کند.
    اگر مدام صفحه نمایش دیگری را چک می کنید یا در سایتی سرگردان می چرخید تا مقاله جالبی را در پنجره ای جداگانه مطالعه نمایید، به این فکر کنید چقدر این موضوع بر روی بازدهی کارتان اثر می گذارد. این تنها حرف ما نیست، در تحقیق دانشگاه استنفورد در مورد چند وظیفگی هم این موضوع نشان داده شده است.

    محققان دریافتند افرادی که چندین جریان اطلاعاتی را پیگیری می نمایند در تمرکز کردن، بخاطر آوردن جزئیات و رفتن از یک وظیفه به وظیفه بعدی مشکل دارند. جالب توجه است که این تحقیق نشان داد افرادی که ادعا می کنند چند وظیفه های عالی هستند نسبت به افرادی که در یک زمان بر روی یک چیز تمرکز دارند، نتیجه بدتری در آزمونهای یادآوری و سازماندهی اطلاعات داشته اند.

  • به هم ریختگی ها را مرتب کنید.

    اگر میز شما با انبوهی از کاغذ، نامه های نخوانده، فنجانهای قهوۀ مانده یا حتی خاطرات بسیار بسیار شخصی پوشیده شده است، این موضوع به ضرر شما است. نه تنها محیط کاری شما را بی نظم می سازد بلکه برای یافتن هرچیزی باید بیش از حدی که لازم است وقت بگذارید.
    اگر فکر می کنید سرتان به حدی شلوغ است که فرصت تمیز کردن میز خود را ندارید، زمانی که اکنون برای جستجوی چیزی از روی میز خود به هدر می دهید را به خاطر بیاورید.

  • آرام باشید.

    صدای ما به گوش دیگران می رسد. چه در مورد یک پروژه صحبت کنیم چه در مورد رستورانی که می خواهیم برای نهار برویم، ممکن است حرفهای ما به راحتی شنیده شود. حتی اگر مستقیماً در یک مکالمه درگیر نباشید، صحبتها و پچ پچ های ادامه دار دیگران تمرکز شما را به هم می زند. پس مراقب باشید که کجا در حال گفتگو هستید.
    درست بیرون دفتر همکار خود نایستید و شروع به صحبت کنید و زمانی که نیاز بود در را ببندید. اگر در یک اتاقک (با دیوارهای کوتاه) کار می کنید که سر و صداهای زیادی وجود دارد، از گوشی یا هدفون استفاده کنید و یا گزینه های دیگری را برای ایجاد تمرکز کارکنان با مافوق خود در میان بگذارید.

  • دمای بدن خود را تنظیم کنید.

    زمانی که دفتر کار شما بسیار گرم یا بسیار سرد باشد، تمرکز کردن بسیار سخت می شود. با داشتن یک پلوور اضافی یا پوشیدن چند لایه لباس برای هر دمایی آمادگی داشته باشید (با این کار می توانید در دمای سرد لباس خود را اضافه و در دمای گرم لایه های اضافی را بیرون بیاورید). یک پنکه کوچک یا بخاری نیز می تواند برای کنترل دمای محیط به شما کمک کند.

  • بلندگوی تلفن خود را خاموش کنید.

    از بلندگوی تلفن باید با احتیاط و ملاحظه استفاده شود. اگر ترجیح می دهید که به هنگام صحبت با تلفن دستانتان آزاد باشد، از هدستی استفاده کنید که امکان صحبت عادی بجای صحبت با بلندگوی تلفن را به شما بدهد. این کار نه تنها مؤدبانه است بلکه از حریم خصوصی شما و مشتریانتان حفاظت می نماید.

شما هم راه دیگری به ذهنتان می رسد؟ ممنون می شوم با ما در میان بگذارید

حرفه ای در ۲ دقیقه

دوست داری توی یک دوره رایگان شرکت کنی؟

کافیه فقط روی دکمه روبرو کلیک کنی

رایگان اما ارزشمند با بروز رسانی هفتگی

حرفه ای در ۲ دقیقه
توسط |۱۳۹۸-۱۰-۱۱ ۱۳:۱۶:۴۶ +۰۳:۳۰مهر ۲ام, ۱۳۹۶|اتیکت کسب و کار, از کارشناس اتیکت بپرس|بدون دیدگاه

درباره نویسنده:

مدرس دانشگاه و مدرس اتیکت و آداب معاشرت (در حال حاضر اتیکت کسب و کار)* هدف از هر کسب و کاری ایجاد روابط مثبت و مؤثر با دیگران است و ما قصد داریم با آموزش قواعد و اصول اتیکتی به افراد کمک کنیم تا راحتتر و مؤثرتر با دیگران (مثل مشتری، همکار، مدیر و رؤسای خود) ارتباط برقرار کرده و سریعتر به موفقیت دست یابند.

دیدگاه خود را بنویسید