در حال بارگزاری ...

۱۰ اتیکت ایمیل زدن به اساتید دانشگاه

تصویر یک را شکل بده
۱۰ اتیکت ایمیل زدن به اساتید دانشگاه

چطور به اساتید خود ایمیل بزنیم؟

ارسال ایمیل به یک استاد باید واضح و صریح باشد. شاید شما همیشه برای دیگران ایمیل بفرستید! اما ارسال ایمیل به یک استاد با یک دوست یا یکی از اعضای خانواده متفاوت است. آداب و رسوم حرفه ای ایمیل چیزی نیست که اغلب آموزش داده شود و این موضوع ارسال اولین ایمیل به یک استاد را بیشتر استرس زا می کند. موقعیتهای زیادی وجود دارد که نیاز دارید به استاد خود ایمیل بزنید: مثل پرسیدن سوال، پرسش در مورد نمرات خود، اطلاع رسانی به آنها در مورد جلسه ای که غیبت داشته اید و غیره. اگر شما هم از آن دست دانشجویانی هستید که نمی دانید چطور به استاد خود ایمیل بزنید و اتیکت و آداب آن چیست، نکاتی که در ادامه می خوانید به شما کمک می کند تا یک ایمیل مناسب بنویسید و احتمال دریافت پاسخ را برای خود افزایش دهید.

1- واقعاً به ارسال ایمیل نیاز است؟

اگر می خواهید از یک استاد سوال بپرسید، ابتدا برنامه درسی و مطالبی که استاد در کلاسها بیان کرده است را بررسی کنید. به احتمال زیاد شما پاسخ سوال خود را پیدا خواهید کرد. در این برنامه و مطالب مذکور در مورد جزوه، تکالیف ، مهلت ها و موارد دیگر گفته شده است. اگر سوال شما مربوط به این موارد است، نیازی به ارسال ایمیل و اتلاف وقت استاد خود ندارید. ضمن اینکه از همکلاسی های خود نیز می توانید بپرسید، پس مطمئن شوید که قبل از ایمیل زدن، حتماً به برنامه درسی یا همکلاسیهای خود مراجعه کرده باشید و اگر این دو منبع نتوانستند به سوال شما پاسخ دهند، آن وقت ارسال ایمیل گزینه خوبیست.

2- شروع حرفه ای

اغلب اساتید باید با لفظ استاد یا دکتر خطاب شوند به این شکل احترام خود را به آنها نشان می دهید. ضمن اینکه فراموش نکنید که حتما اسم استاد خود از لحاظ املایی چک کنید که درست نوشته باشید اگر نام او را با اشتباه تایپی بنویسید یا نیمه کاره، اولین اثر بد را در ایمیل خود برای او بجای می گذارید چون نام افراد برای آنها مهم است
مثال: «سلام و عرض ادب خدمت شما دکتر/ استاد آرمان گرامی»

3- معرفی خود

نام و نام خانوادگی، اسم درس و کلاس، روزی که با استاد مورد نظر کلاس دارید (یا ترمی که با وی کلاس داشته اید) را حتماً ذکر کنید به ویژه بار اولی که به او پیام می دهید.
برای دفعات بعد نیز به همان ایمیل ریپلای (پاسخ) بزنید تا صحبتهای قبلی که بین شما و استادتان رد بدل شده است و همینطور معرفی شما نیز قابل مشاهده باشد و نیازی به معرفی مجدد نباشد. به این شکل احتمال گم شدن در اینباکس استاد هم کمتر خواهد شد

4- کوتاه و واضح

اساتید ایمیل زیادی دریافت می کنند پس درخواست شما باید ساده باشد و اصل مطلب را بیان نماید پس صحبت خود را طولانی نکنید و سوال و درخواست خود را به گونه ای بنویسید که استاد شما مجبور نباشد متن ایمیلتان را چندین بار مطالعه کند تا بفهمد سوال یا درخواست شما چه بوده است.
ضمناً در متن ایمیل خود حتماً از لحن و کلمات مودبانه استفاده کنید مثل لطفا و متشکرم و مشابه آنها.

5- امضا

ایمیل خود را با یک عبارت پایانی محترمانه به اتمام برسانید. مثال:
«با احترام / با تشکر / با سپاس (یا شبیه این عبارات)
مریم کامرانی»

6- عنوان ایمیل واضح

حتما برای ایمیل خود یک عنوان واضح و مرتبط با محتوای آن انتخاب کنید تا در اینباکس اساتید گم نشود و سر از اسپم و سطل آشغال در نیاورد. مثال:
«سوال در مورد مقاله (اسم درس یا کلاس)»
«درخواست ملاقات»

7- حرفه ای بودن

ارتباط شما و استاد شما حرفه ایست پس تمام کلماتی که استفاده می کنید باید کامل نوشته شوند و دستور زبان درستی داشته باشند. در ایمیل خود از ایموجی استفاده نکنید به این دلیل که لحن ایمیل شما را غیر رسمی می نماید. از نوشتن اطلاعات شخصی غیر ضروری در ایمیلتان هم پرهیز نمایید.

8- ایمیل دانشگاه

اگر ایمیل دانشگاهی دارید و در دانشگاه شما مرسوم است از ایمیل دانشگاهی خود برای درخواست از اساتید استفاده نمایید چون حرفه ای تر است، و مطمئن شوید که داخل ایمیلهای اسپم شما نمی رود. ضمن اینکه وقتی با ایمیل دانشگاهی به استاد خود ایمیل می زنید، او مطمئن می شود که از دانشجوهایش بوده اید و ایمیل شما را جدی تر می گیرد.

9- چک مجدد

قبل از زدن دکمه ارسال حتما دوباره ایمیل خود محتوای درخواستی که نوشته اید و تمام جزئیات آن را چک کنید و بعد از اینکه همه چیز مرتب و درست بود دکمه ارسال را بزنید.

10- پیگیری

اگر بعد از مدتی پاسخی از جانب استاد خود دریافت نکردید، آن را به شکل حضوری پیگیری کرده و بپرسید که آیا ایمیل شما به دست او رسیده است یا خیر (قبل یا بعد از کلاس بعدی که با ایشان دارید). یا اینکه بعد از یک هفته مجدداً برای پیگیری به او ایمیل بزنید.

با استفاده از نکات فوق می توانید هم حرفه ای تر باشید هم به هدف و مقصود خود بهتر و سریعتر دست پیدا کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *