من مرتباً سوالاتی در زمینه موقعیتهای معذب کننده اتیکتی از خوانندگانم دریافت می کنم و بیشترین این سوالات مربوط به دیر رسیدن است. هر چقدر هم خوب لباس پوشیده باشید، وقتی در یک جلسه کاری با ۲۰ دقیقه تأخیر وارد شوید، دیگر اهمیتی ندارد و تصویر بدی از شما می سازد. با این حال راهکارهایی برای مدیریت چنین مواقعی وجود دارد. در اینجا سوالی از یک خواننده را آورده و نکاتی را برای مدیریت چنین خطایی به بهترین نحو، ذکر خواهم نمود:

سوال: اخیراً چند اتفاق بد کوچک در اول صبح داشته ام که باعث شد چند دقیقه به یک جلسه کاری مهم دیر برسم. مواقعی که تأخیرهای ۱۵ دقیقه ای داریم چه کار باید انجام دهیم و اتیکت آن چیست؟ بهتر است کلاً از رفتن به جلسه اجتناب کنیم یا وارد شده و با ورود خود تمرکز جلسه را به هم بزنیم؟

پاسخ: 

– اگر جلسه مورد نظر فقط ۲۰ دقیقه طول می کشد، بهترین کار این است که منتظر بمانید تا جلسه تمام شده و با ارائه دهنده آن جلسه شخصاً صحبت کنید. بخاطر غیبت خود عذرخواهی کرده و عذر خود را مختصر بیان نمایید، نیازی نیست خیلی شخصی یا طولانی توضیح دهید. موارد اورژانسی برای هر یک از ما پیش می آیند پس نیازی نیست که در مورد آن بحث کنید. در عوض، یک یادداشت مبتنی بر عذرخواهی خالصانه بخاطر عدم حضور غیر منتظره خود برای برگزار کننده جلسه ارسال نموده و تأسف خود را برای از دست دادن اطلاعات مفید چنین جلسه ای، بیان کنید. به هر طریق، اثری که با این کار از خود بر جای می گذارید، مطمئناً تأخیر این مرتبه شما را تحت تأثیر قرار خواهد داد.

– از سخنران نخواهید که سخنانش را برای شما خلاصه کند– در عوض، با پرسیدن از فرد دیگری که یادداشت برداری کرده است، کار خود را انجام دهید. این کار به شما فرصتی می دهد با افراد حرفه ای دیگری که در آن جلسه حضور دارند ارتباط برقرار کنید، شاید در این بین اتفاق خوبی رخ دهد.

– صندلی نزدیک در را انتخاب کرده و بنشینید. اگر وارد جلسه ای که در حال برگزاری است می شوید، از رفتن به جلوی جلسه و بر هم زدن تمرکز جلسه پرهیز نمایید. به آرامی جلوی دیگرانی که جلوی جلسه هستند رد شدن و روی صندلیهای جلو نشستن، برای شهرت و محبوبیت شما اثر مثبتی در بر نخواهد داشت. در عوض، به سرعت یک صندلی نزدیک در عقب پیدا کرده و به آرامی و با کمترین صدای ممکن بر روی آن بنشینید.

مقاله پیشنهادی: 5 نکته برای پیشگیری از تاخیر 

– با احتیاط زبان بدن مؤدبانه و مناسبی را از خود به نمایش بگذارید. زمانی که وارد اتاق می شوید و می نشینید، شاید نگاه افراد حاضر در جلسه به شما بیافتد. بجای دست پاچه و معذب شدن به خاطر تأخیرتان، چهره آرام و خوشایندی را از خود به نمایش بگذارید. نیازی نیست لبخند عریضی بر چهره بنشانید، اما آگاهی، ظرافت و وقار را تمرین کرده و به نمایش گذارید.

– سؤال خود را عاقلانه انتخاب نمایید. پیش از اینکه برای روشن شدن مطلب مطرح شده سؤال کنید، بخاطر داشته باشید که ممکن است پیش از ورود شما در مورد آن بحث و گفتگو شده باشد. این کار باعث می شود توجه دیگران بیشتر به تأخیر شما جلب شود.

– بعد از اینکه جلسه تمام شد سلام کنید. سلام و احوالپرسی با آنهایی که در اطراف شما نشسته اند نیز نوع دیگری از بر هم زدن تمرکز جلسه است. بجای آن، بعد از اینکه سخنران سخنان خود را به پایان رساند، با دیگران احوالپرسی کنید.

– دفعه بعد، برای اتفاقات غیر منتظره برنامه ریزی نمایید. زمانی که قرار است به یک جلسه مهم بروید، قدری زودتر حرکت کنید. ترافیک و آب و هوا بهانه خوبی برای تأخیر شما نیست.

برگرفته از توصیه های اتیکتی دایان گاتزمن